通     知

2023年   第3号

天津商业大学档案管理中心                         2023年9月19日

关于接收2023级新生档案及学籍档案材料归档的通知

各学院：

依据学校学生档案管理的有关规定，为确保学生档案的集中统一管理和各类学籍档案材料的规范完整移交，现对2023级入学新生档案接收及各类学籍档案材料归档工作进行如下安排，请各学院按照要求落实相关工作。

文件内容导引

1. 接收与归档范围... 2

2. 新生档案的整理与移交    2

2.1 登记... 2

2.2 装袋... 3

2.3 填写交接清单... 3

2.4 移交... 3

2.5 关于新生电子档案... 3

2.6 关于学生登记表... 3

2.7 关于预科生档案... 3

2.8 关于考入本校研究生档案.. 3

3. 永久存档的学籍档案材料的整理与归档   3

3.1 归档范围... 3

3.2 工作要求... 4

3.3 本科生学籍档案材料的整理方法.. 4

3.4 硕士学位研究生培养档案的整理方法... 5

4. 时间安排    5

5. 服务与咨询    5

1. 接收与归档范围

本次档案接收工作包括两部分工作内容：

1.1  2023级本科生、硕士研究生入学新生档案。

1.2  学校永久存档的学籍档案材料（见下表）。

2. 新生档案的整理与移交

2.1 登记。各学院在进行新生入学资格复查工作的同时，对已接收的2023级新生档案，根据实际材料内容在“天津商业大学学生档案袋”封面逐项登记“大学入学接收档案材料”（附件1），并由负责新生档案审核的老师签字。

2.2 装袋。登记完成后，将新生档案材料全部装入“天津商业大学学生档案袋”。装袋过程中切勿撤出或遗漏任何材料（包括原档案袋）。入学通知书、团员证不属于入档材料，请勿装袋。

2.3 填写交接清单。以班级为单位填写“学生档案交接清单”（附件2），一式两份，与学生档案一并移交；学生档案的顺序应与清单中所列顺序一致。

2.4移交。以学院为单位填写“学生档案移交汇总统计表”（附件3），并向档案管理中心移交学生档案。

2.5 关于新生电子档案。各学院接收的新生电子档案应打印并加盖公章后放入新生档案袋内。

2.6 关于学生登记表。2023级入学新生（包括研究生）填写完学生登记表后，一份放入新生档案袋内，另一份以班级为单位进行整理后移交档案管理中心存档（详见3.2，3.3）。

2.7 关于预科生档案。2022年入学预科班（2023级新生）档案，请各学院开具调档清单并加盖学院公章后来档案管理中心办理调档。

2.8 关于考入本校研究生档案。考入本校的2023级研究生档案，请各学院开具调档清单并加盖学院公章后来档案管理中心办理调档。

3. 永久存档的学籍档案材料的整理与归档

3.1 归档范围

（1）2023级本科生“学生登记表”。

（2）2019级（2023届）本科生“毕业生登记表”。

（3）2017级（2021届）本科生“学习成绩单”。

（4）2020级（2.5年制、3年制）、2021级（2年制）硕士研究生培养与学位档案。

3.2 工作要求

（1）2023级本科生“学生登记表”一份装入新生档案，随学生个人档案移交；另一份以班级为单位汇总整理移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（2）2019级（2023届）本科生“毕业生登记表”和2017级（2021届）本科生“学习成绩单”（需加盖教务处公章）以班级为单位汇总整理移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（3）2020级（2.5年制、3年制）、2021级（2年制）硕士研究生培养与学位档案以个人为单位整理、立卷并装盒后移交档案管理中心永久存档。2023年开始，档案管理中心同步接收硕士学位论文电子版（刻录光盘或者U盘拷贝）。

（4）“学生登记表”要用黑色碳素笔或墨水笔填写。照片要用胶水粘贴，严禁使用双面胶粘贴。

3.3 本科生学籍档案材料的整理方法

（1）集中与排序：以班级为单位分别汇总学生登记表、毕业生登记表、学习成绩单三种学籍档案材料，按照学号小号在前大号在后的顺序排放。

②编号与编目：以班级为单位在每类学籍档案材料正面右上角从1开始编写件号（每一人为一件），并填写“学籍档案材料目录”和“备考表”（附件4）。

③移交：移交以学院为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附件5），注明专业名称、班级数量、各类学籍档案材料的数量。

3.4 硕士学位研究生培养档案的整理方法

（1）集中与排序：以研究生个人为单位分别汇总学生登记表、学籍卡片、学位培养、论文答辩、学习成绩单、学位审批及毕业论文等材料。按照材料形成的时间顺序排列（毕业论文装订成册放至案卷末尾）。

（2）编号与编目：每一盒研究生培养档案内文件（学位论文除外）需从1开始标注页码（包括有文字内容的正反面，空白页不标注页码）。编号后，逐卷编制卷内文件目录（附件6）和备考表（附件7）。学位论文单独编号，编号与编目方式参见附件6。

（3）移交：以学院或专业为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附件8），注明年级、专业、学生数量和档案数量。

4. 时间安排

4.1 即日起，各学院可在档案管理中心领取“天津商业大学学生档案袋”和“研究生学位培养专用档案盒”。

4.2 请各学院在10月31日之前完成新生档案的移交工作；11月30日之前完成各类永久存档的学籍档案材料的整理和归档工作。

5.服务与咨询

本科学生档案工作负责人：齐向前   联系电话：2668-4062

研究生培养与学位档案：李健     联系电话：2668-4029

档案管理中心

                                   2023年9月19日

附件1：天津商业大学学生档案袋（式样）

附件2：2023级新生入学档案交接清单

附件3：2023级新生入学档案移交汇总统计表

附件4：本科生学生登记表目录及备考表

附件5：本科生学籍档案材料交接收据

附件6：硕士研究生培养与学位档案卷内文件目录

附件7：硕士研究生培养与学位培养档案备考表

附件8：硕士研究生培养与学位档案交接收据