为充分发挥档案的查考、凭证和参考作用，维护档案材料的完整与安全，更好的为学校各项工作服务，对查阅、借用综合档案，作如下规定：
一、校内部门、持有合法证明的校外单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。
二、查阅、借用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
三、查阅、借用档案不得擅自拍摄、复制档案内容。
四、查阅人不得查阅涉及本人及其直系亲属的档案材料。
五、凡有复制件或电子档案的，一般不提供原件。
六、加盖"天津商业大学档案专用章"的档案材料复制件，与原件具有同等效力。
七、查阅档案的程序和要求
㈠ 校内部门查阅档案
1.查阅部门填写"天津商业大学查阅档案登记表"（附件1），须注明利用目的和利用要求。
2.查阅其他部门的档案，须经移交部门同意；查阅科研项目档案须经项目负责人同意。
3.部门档案工作负责人批准。
4.特殊情况查阅未公开的档案或涉密档案，须经档案管理中心主任批准。
5.兼职档案员到档案管理中心阅览室查阅。
6.档案管理中心工作人员按职责范围接待查阅。
⑴ 审核查阅手续；
⑵ 调取档案，引领查阅人到阅览室查阅；
⑶ 根据利用要求，复制档案材料或出具证明；
⑷ 请查阅人填写"天津商业大学档案利用效果登记表"（附件2）。
7.无需直接调阅档案的简单问题，可电话查询。
㈡ 校外单位查阅档案
校外单位可来人来函查阅档案，不受理电话查询。
1.来人查阅
⑴ 持单位介绍信，注明查阅目的和利用要求，并出具有效身份证明。
⑵ 经档案管理中心主任批准，档案管理人员接待查阅。查阅程序同上⑵-⑷。
2.来函查询
⑴ 来函须是合法单位的主管部门，加盖公章，且注明查阅原因和要求，以及联系方式；
⑵ 档案管理人员去电确认；
⑶ 档案管理中心主任批准；
⑷ 根据要求进行查阅，复制档案材料或出具证明；
⑸ 按通讯地址发出查询结果。（传真或邮寄）
㈢ 学生复制档案资料
学生因就业、出国、升学等可根据需要复制档案资料。
1.本地查询复制：
⑴ 在校学生出具身份证或学生证；已毕业学生出具身份证和毕业证或学位证，填写"天津商业大学学生复制档案资料申请表"（附件3）。
如由他人代办，须同时出具代办人身份证。
⑵ 档案工作人员对"申请表"和有关证件进行审核。
⑶ 按要求查阅、复制档案材料。
2.外地查询复制：
⑴ 查询人须传真身份证和毕业证或学位证，经审核后，由档案管理人员填写"天津商业大学学生复制档案资料申请表"。
⑵ 根据要求查阅、复制档案材料。
⑶ 按通讯地址发出复制资料。
㈣ 学历学位认证
根据教育部《高等学校档案管理办法》的规定，档案管理中心受理本校已毕业学生学历学位及成绩单认证工作。
⑴ 教育部学历与研究生教育发展中心认证处、各省市学历认证机构和用人单位或个人来函或传真认证要求，及学历、学位证书原件或复印件。
⑵ 根据要求查阅档案材料，出具认证结论材料。
⑶ 按通讯地址发出认证结论。
八、借用档案
档案材料一般不外借。校内部门因特殊情况，需要借出档案，按照以下程序办理：
1.借用部门填写"天津商业大学借用档案申请表"（附件4），注明借出的原因和目的。
2.借用其他部门的档案，须经移交部门同意；借用科研项目档案须经项目负责人同意。
3.部门档案工作负责人批准。
4.档案管理中心主任批准。借用未公开、涉密档案须经校领导批准。
5.兼职档案员到档案管理中心办理借用手续。
6.档案管理中心工作人员按职责范围调取档案，并对档案进行检查后，交付兼职档案员。
7.借用时间一般为一周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，按《天津商业大学档案管理办法（试行）》第五十三条处理。
8.借用档案应注意途中安全，不得将档案带往公共场所，不得带回家中，不得将档案擅自转借他人。
9.借用档案期间，如遇节假日，须归还档案中心。
10.档案管理人员对归还的档案认真检查，查对无误后办理归还手续，发现问题及时解决。归还时，借用人填写"天津商业大学档案利用效果登记表"。
九、档案管理人员须热情、主动、严谨、高效按程序提供服务。
十、档案管理人员提供查阅或借用的档案必须装订整齐，不得有散页。
十一、复制的档案材料须注明"此件复制自ΧΧΧ（档案）"。复制的档案材料或出具的证明上标明日期，加盖"天津商业大学档案专用章"。
十二、档案管理人员必须对查阅和借用档案的情况及时登记，登记表按年度打印存档、汇总、统计。各项查阅、借用的"登记表"、"申请表"、"介绍信"等均需存档备查。
十三、档案管理人员对在查阅、借用档案中出现的问题及时汇报解决。
十四、本规定自2011年1月1日执行。
附件：1.天津商业大学查阅档案登记表
2.天津商业大学档案利用效果登记表
3.天津商业大学学生复制档案资料申请表
4.天津商业大学借用档案申请表
二○一○年十月二十九日
